Công nợ là gì? Quản lý công nợ ra sao?

5 (100%) 1 vote

Trong hoạt động của các nhân viên kế toán chúng ta thường nghe nhắc đến khái niệm công nợ. Vậy bạn đã hiểu công nợ là gì hay chưa? Vì sao mà chúng ta lại có công nợ và làm sao để quản lý công nợ. Trong bài viết của http://www.moveyourweb.net ngày hôm nay chúng tôi và các bạn sẽ cùng nhau đi tìm hiểu chính xác tất cả mọi vấn đề xoay quanh khái niệm này.

Công nợ là gì?

Khi một công ty, doanh nghiệp khi hoạt động thì sẽ phải diễn ra các hành động như là mua bán, trao đổi dịch vụ, hàng hóa hoặc thanh toán tiền cho một số cá nhân, tổ chức nào đó nhưng chưa thể hoàn tất số tiền đó mà để sang đến kỳ tiếp theo thì đó được gọi là công nợ. Các doanh nghiệp, công ty sẽ phải có người trực tiếp theo dõi khoản công nợ và người đó được gọi là kế toán công nợ.

công nợ là gì

Công nợ cũng được phân chia làm hai loại riêng biệt. Đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả. Mỗi loại công nợ sẽ có một cách quản lý riêng biệt. Và dưới đây là cách người ta phân chia hai loại công nợ đó.

Công nợ phải thu: Như định nghĩa trên thì công nợ là các khoản tiền cần thanh toán trong quá trình mua bán, trao đổi các loại sản phẩm dịch vụ hay hàng hóa, khoản tiền cần thanh toán cho cá nhân, tổ chức nào đó nhưng lại không hoàn thành trong kỳ đó mà còn một phần để tới kỳ sau. Công nợ phải thu là công nợ mà người khác nơ bạn. Như là khi bạn bán phẩm, dịch vụ cho đại lý, cho cá nhân tổ chức mà họ chưa hoàn thành khoản chi trả, tương tự như vậy đối với từng khoản đầu tư tài chính. Nhiệm vụ của kế toán công nợ đó là cần theo dõi đầy đủ, chi tiết từng khoản công nợ, theo dõi thời gian, phân loại nhóm công nợ để tiện cho việc quản lý, thu hồi công nợ sau này.

Công nợ phải trả: Ngược lại với công nợ phải thu đó là công nợ phải trả. Hiểu một cách đơn giản thì công nợ phải trả là khoản tiền mà bạn nợ cá nhân, tổ chức khác, đó có thể là khoản tiền mà bạn nợ khi mua bán nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, nợ lương nhân viên, nợ tiền đối với chủ đầu tư tài chính,…Tương tự như việc quản lý công nợ phải thu thì kế toán cũng cần có biện pháp khoa học để phân nhóm đối tượng còn công nợ để thực hiện tốt nhất việc chi trả, thanh toán công nợ.

Công việc của một kế toán vô cùng quan trọng. Không chỉ đòi hỏi kế toán làm tốt việc quản lý công nợ mà còn phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ liên quan tới tài chính khác nữa. Khi bạn là kế toán, làm việc cho một doanh nghiệp phải hiểu được cơ chế làm việc, nhất là việc lưu thông tài chính của công ty, doanh nghiệp đó. Tiếp đến là cần nắm bắt được tình hình tài chính, các khoản công nợ phải thu, phải trả, đối chiếu số liệu, tổng hợp thống kê số liệu,…Sự sai sót không chỉ khiến bạn phải chịu trách nhiệm mà còn ảnh hưởng rất lớn tới doanh nghiệp đó.

Những điều chú ý khi quản lý công nợ

Mặc dù sẽ có những quy tắc quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả tương đồng nhau nhưng thực tế khi làm việc kế toán vẫn cần có cách làm việc thích ứng với loại công nợ khác nhau.  Điều đó giúp họ hoàn thành công việc một cách xuất sắc và tránh sự nhầm lẫn, những sai sót ngoài ý muốn.

quản lý công nợ

Đối với công nợ phải thu: Lên kế hoạch hoạc toán chi tiết, cụ thể nhất từng lần phát sinh, từng đối tương ( khách hàng, nhân viên,..), từ đó đôn đốc khách hàng trả khoản công nợ này cho công ty, doanh nghiệp của mình. Lưu giữ và tập hợp đầy đủ, cẩn thận tất cả mọi giấy tờ chứng minh khoản công nợ cần thu, bởi đây sẽ là cơ sở để bạn có thể thu hồi được khoản nợ về và trường hợp xấu nhất khi cần sự can thiệp của pháp luật thì bạn có cơ sở để căn cứ. Khi đối chiều công nợ vào cuối tháng thì người làm kế toán cần đảm bảo có chữ ký của cả đôi bên trong chứng từ. Riêng với đối tượng nào có công nợ mà khó đòi thì kế toán cần báo sớm với quản lý, người lãnh đạo để kịp thời có hướng giải quyết, điều này sẽ tránh việc thất thoát tài chính của doanh nghiệp.

Đối với công nợ phải trả: Kế toán cần hoặc địch, phân loại từng khoản công nợ, phân mhoms đối tượng mà doanh nghiệp của mình còn đang thiếu tiền cũng như thời hạn phải trả. Kiểm soát thật tốt thời hạn và hoàn tất khoản nợ để giữ uy tín cho doanh nghiệp. Đôi khi vì sự sai sót của kế toán mà nhiều doanh nghiệp chậm trễ thanh toán công nợ, mất uy tín và mất đi lòng tin từ nhà cung cấp. Như vậy, về sau rất khó để doanh nghiệp tiếp tục hợp tác với bên còn lại. Đối với các khoản cần trả cho nhà nước thì cần thực hiện đúng luật lao động và đúng với thời hạn. Cẩn trọng trong việc thực hiện các chứng từ công nợ.

Những bí quyết thu hồi công nợ hiệu quả

thu hồi công nợ

Khi đã biết công nợ là gì, các loại công nợ cũng như các quản lý công nợ thì một kế toán cần phải có một số bí quyết để giúp cho việc thu hồi công nợ trở nên dễ dàng hơn, giữ hòa khí cho các bên hợp tác làm ăn. Dưới đây, chúng tôi sẽ mách cho bạn một vài bí quyết vô cùng hữu ích nhé.

  • Cần có bản soạn thảo rõ ràng về chính sách trả và thu hồi công nợ. Khi hợp tác cả hai bên cần ký kết vào đó để đảm bảo sẽ tuân thủ đúng về khoản thanh toán, thời gian thanh toán cũng như hình thức xử lý, mức phạt nếu vi phạm ký kết này.
  • Cụ thể hóa hạn chót thanh toán các khoản công nợ. Ví dụ như một nhà phân phối nào đó khi nhập hàng của doanh nghiệp bạn nhưng có một khoản công nợ. Thay vì bạn gia hạn một cách chung chung là chi trả hoàn tất trong vòng 30 ngày thì hãy ghi cụ thể vào văn bản hạn cuối thanh toán công nợ ngày 30.11. Như vậy chứng từ công nợ có giá trị cứng rắn hơn và cụ thể hơn nên đối phương sẽ có tâm lý hoàn trả tốt nhất.
  • Cần có quy trình thu hồi công nợ khoa học, hiệu quả bằng cách chuyên môn hóa. CÓ thể một doanh nghiệp chỉ có một kế toán hay nhiều kế toán cùng làm việc. Và khi này cần phân chia rõ nhiệm vụ từng người, ai là người đôn đốc và thu hồi công nợ của đối tượng nào. Việc một người chịu trách nhiệm thu hồi công nợ với một đối tượng thì sẽ sát sao hơn, nắm bắt tình hình, phán đoán kế hoạch của đối phương tốt hơn.
  • Nên thôn báo trước cho đối phương về thời hạn thanh toán công nợ đã sắp đến. Thực tế có khá nhiều sai sót trong quản lý công nợ nên có thể đối phương quên mất khoản nợ. Bạn cần nhắc họ trước đó một khoảng thời gian để họ chuẩn bị tâm lý cũng như tài chính thanh toán. Tuy nhiên cần khéo léo tránh tình trạng đối phương suy nghĩ bạn đang đồi nợ khi chưa đến thời hạn.
  • Chúng ta nên gửi email thay vì gửi hóa đơn cho đối tượng tồn nợ để rút ngắn thời gian.
  • Nên trao đổi việc thu hồi công nợ với người có khả năng chi trả, người có trách nhiệm phải chi trả để có được câu trả lời chính xác nhất, rõ ràng nhất.
  • Nên có giấy tờ chứng thực việc thu nợ, thanh toán nợ để tránh sự rắc rối về pháp luật, tố tụng nếu có.
  • Phải có các phương án dự phòng đối với những khoản công nợ mà không thể thu hồi, hoặc khó thu hồi. Ngoài việc cho thêm thời hạn, phí phạt chúng ta có thể thuê thêm một công ty thu hồi nợ để ủy quyền và họ sẽ giúp bạn làm việc đối với bên còn lại.
  • Cẩn trọng đối với việc tiếp tục hợp tác với các cá nhân, tổ chức thường xuyên chậm trễ, khó đòi trong khi thanh toán các khoản công nợ.

Như vậy, chúng ta đã hiểu rất rõ công nợ là gì, cách quản lý công nợ cũng như biết được một số bí quyết giúp bạn thu hồi được công nợ trong thời gian ngắn nhất. Hi vọng rằng bài viết trên đây sẽ hữu ích với mọi người và nhất là với các bạn sinh viên, những người làm việc trong ngành kế toán để hoàn thành tốt công việc của mình.